Signaturen: Dokumente vom Kunden unterschreiben lassen

Einrichten: Pflicht je Dokumenttyp

1. 1Öffne Einstellungen → Signaturen. Für jeden Dokumenttyp – Angebot, Vertrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Übergabeprotokoll, Rückgabeprotokoll, Rechnungsentwurf, Packliste, Sonstiges – legst du fest, ob eine Unterschrift des Kunden verlangt wird.
2. 2Je Dokumenttyp wählst du die Zustimmungen, die der Kunde beim Signieren ausdrücklich bestätigen muss: Dokumentinhalt akzeptieren, Datenverarbeitung bestätigen, AGB akzeptieren, Widerrufsinformationen bestätigen.
3. 3Vorgabe ab Werk: Der Vertrag verlangt eine Unterschrift mit Dokumentinhalt und Datenverarbeitung; Übergabe- und Rückgabeprotokoll verlangen keine, tragen aber den Dokumentinhalt als Zustimmung, falls du eine anforderst.
4. 4Bei Privatkunden kommt die Zustimmung zu den Widerrufsinformationen automatisch dazu, auch wenn sie am Dokumenttyp nicht angekreuzt ist – der Widerrufstext aus den rechtlichen Einstellungen wird mit angezeigt.
5. 5Speichern geht nur, wenn für jede verlangte Zustimmung ein veröffentlichter Text existiert. Fehlt einer, sagt die Seite, welcher.

Einrichten: Zustimmungstexte

1. 1Unter den Dokumenttypen stehen die vier Zustimmungstexte. Das ist der Wortlaut, den der Kunde beim Signieren liest und ankreuzt – schreibe ihn so, wie deine Rechtsberatung ihn freigegeben hat.
2. 2„Veröffentlichen“ macht den Text für neue Signaturen aktiv. Jede Veröffentlichung erzeugt eine neue Version; die Seite zeigt je Zweck, welche Version aktiv ist und welche es gab.
3. 3Alte Signaturen behalten die Version, die der Kunde damals gelesen hat. Der Nachweis nennt sie – ein späterer Textwechsel ändert nichts an einer bereits geleisteten Zustimmung.

Eine Signatur anfordern

1. 1Öffne den Auftrag → Dokumente & Portal. Erzeuge das Dokument (oder nimm ein vorhandenes) und drücke an ihm „Signatur“; nach einer Ablehnung, einem Ablauf oder Widerruf heißt der Knopf „Neu anfordern“. Dafür brauchst du das Recht „Signaturen anfordern“.
2. 2Trage Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein – in der Regel der Kunde oder sein Ansprechpartner. Die Adresse ist wichtig: An sie geht der Bestätigungscode, und sie steht im Nachweis.
3. 3Die Zustimmungen sind aus den Einstellungen vorbelegt und lassen sich für diese Anforderung ergänzen. Die Frist beträgt 14 Tage, wenn du nichts anderes setzt; danach verfällt die Anforderung von selbst.
4. 4Mit „Portal-Link senden“ geht die E-Mail mit dem Link sofort raus; Betreff und Text kannst du anpassen. Ohne Versand kopierst du den Link aus dem Portal-Abschnitt und gibst ihn selbst weiter.
5. 5Am Tresen geht es kürzer: Nach der Ausgabe oder Rückgabe im Scan-Kiosk erzeugt „Protokoll + Unterschrift“ das Übergabe- oder Rückgabeprotokoll und schickt die Anforderung an die E-Mail-Adresse des Kunden. Fehlt Name oder Adresse am Kunden, sagt der Kiosk es – der Kunde unterschreibt auf seinem Gerät, nicht auf dem Kiosk.

Was der Kunde im Portal tut

1. 1Der Link öffnet das Dokument im Kundenportal – eingefroren in genau der Fassung, die signiert werden soll. Ändert sich das Dokument später, bleibt die signierte Fassung erhalten.
2. 2„Einmalcode senden“ schickt einen Bestätigungscode an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Code gilt zehn Minuten; „Code erneut senden“ geht frühestens nach einer Minute und höchstens dreimal je Stunde. Fünf falsche Eingaben sperren die Anforderung für 15 Minuten.
3. 3Der Kunde liest die verlangten Zustimmungstexte und kreuzt jede einzeln an – ohne alle Häkchen gibt es keine Unterschrift.
4. 4Er tippt seinen Namen ein, zeichnet auf Wunsch seine Unterschrift mit Finger oder Maus und drückt „Rechtsverbindlich unterschreiben“ – der Knopf wird erst frei, wenn das PDF geladen ist und der Code stimmt.
5. 5Will er nicht unterschreiben, drückt er „Signatur ablehnen“ und gibt eine kurze Begründung an. Du siehst das am Dokument und kannst mit „Neu anfordern“ eine neue Anforderung stellen.
6. 6Nach der Unterschrift bekommt der Kunde das signierte PDF per E-Mail – als dauerhafter Datenträger, bei Privatkunden mit den Widerrufsinformationen. Im Portal kann er es jederzeit erneut öffnen.

Die Stände einer Anforderung

• Offen: erstellt, der Kunde hat das Dokument noch nicht geöffnet.
• Angesehen: der Kunde hat das Dokument im Portal geöffnet.
• Signiert: unterschrieben, Nachweis und signiertes PDF liegen vor.
• Abgelehnt: der Kunde hat die Unterschrift abgelehnt; die Anforderung ist damit beendet.
• Abgelaufen: die Frist ist verstrichen, ohne dass unterschrieben wurde.
• Widerrufen: du hast die Anforderung zurückgezogen – möglich, solange nicht signiert ist.

Erinnern, widerrufen, nachfassen

1. 1„Erinnern“ am Dokument schickt den Portal-Link noch einmal, solange die Anforderung offen oder angesehen ist. Jeder Versand steht als Ereignis „Link gesendet“ im Nachweis.
2. 2„Widerrufen“ beendet eine offene Anforderung, etwa weil das Dokument neu erzeugt werden muss. Eine signierte Anforderung lässt sich nicht widerrufen – was unterschrieben ist, bleibt.
3. 3Braucht es nach einer Änderung eine neue Unterschrift, erzeuge das Dokument neu und stelle eine neue Anforderung. Die alte bleibt mit ihrem Nachweis erhalten.

Aufbewahrung und Löschung

• Dokumente mit einer offenen oder signierten Anforderung werden von der automatischen Löschung der Dokumentaufbewahrung ausgenommen – der Nachweis soll so lange bestehen wie das Dokument.
• Löschst du ein Dokument von Hand, gehen die Anforderung, ihre Ereignisse und das signierte PDF mit. Prüfe vorher, ob die Aufbewahrungsfrist des Vertrags abgelaufen ist.
• Die Signaturdaten enthalten personenbezogene Angaben (E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browser). Sie sind Teil des Nachweises und dienen der Vertragsdurchführung; nimm sie in dein Verarbeitungsverzeichnis auf.

Rechte

• Einstellungen und Zustimmungstexte ändern: Einstellungen ändern.
• Signaturen anfordern, erinnern, widerrufen und den Nachweis abrufen: Signaturen anfordern.
• Dokumente im Portal sichtbar machen: Auftrag bearbeiten.