Eine Regel besteht aus drei Teilen: einem Auslöser, optionalen Bedingungen und einer Aktion. Sie greift ab dem Moment, in dem du sie einschaltest – rückwirkend passiert nichts. Unter jeder Regel steht, wie oft sie gefeuert hat und ob der letzte Lauf einen Fehler hinterlassen hat.
Zwei Arten von Auslösern
- Ereignis: Etwas ist gerade passiert – ein Auftrag wurde reserviert, etwas wurde ausgegeben, ein Schaden erfasst. Die Regel läuft in dem Moment.
- Zeitbedingung: Ein Zustand hält seit einer bestimmten Zahl von Tagen an – „Rückgabe überfällig seit 2 Tagen“, „Angebot ohne Antwort seit 7 Tagen“. Diese Regeln prüft ein Lauf einmal täglich; mit „Zeitregeln jetzt prüfen“ lässt er sich vorziehen.
Drei Aktionen
- Notiz am Auftrag: der ruhigste Fall. Sie steht im Verlauf und erinnert den nächsten, der den Auftrag öffnet.
- Nachrichtenentwurf für den Kunden: Es entsteht ein Entwurf im Postausgang. Abgeschickt wird er von Hand.
- Webhook: ein Aufruf an ein anderes System. Dafür muss unter Einstellungen ein Endpunkt hinterlegt sein.
Ein sicherer erster Versuch
- Regel anlegen, Auslöser „Zeitbedingung“, Bedingung „Rückgabe überfällig“, Schwelle 2 Tage.
- Als Aktion die Notiz am Auftrag wählen und den Text schreiben.
- Speichern, einschalten und „Zeitregeln jetzt prüfen“ drücken.
- In der Liste nachsehen, wie oft die Regel gefeuert hat, und einen der Aufträge öffnen – dort steht die Notiz.